Warum ich meine Airbnb-Verwaltung wie eine Flugzeug-Checkliste organisiere – und warum Sie das ebenfalls tun sollten Ich treffe Lena in ihrem nagelneuen Coworking-Space, den sie sich eingerichtet hat, seitdem sie ihre Ferienwohnung nicht mehr selbst managt. „Früher war ich Sklavin meines eigenen Kalenders”, meint sie mit einem Lachen. Heute verwaltet sie drei Objekte mit weniger Aufwand als zuvor eines. Wie das geht? Ich hake nach. Lektion eins: Automatisieren, bevor es schmerzt „Viele Anfänger glauben, Airbnb-Verwaltung bedeutet, freundliche Nachrichten zu schreiben und ab und zu den Schlüssel zu übergeben”, erklärt Lena. „In Wahrheit verschlingt die Organisation am meisten Zeit.” Sie zieht einen Vergleich zu einem Restaurant, das jeden Tag die Karte neu schreiben würde. „Ein Rezept zu haben, das immer funktioniert – das ist der Schlüssel.” (Oder eher: ein Handbuch, das jeder blind befolgen kann.) Lenas erster Tipp: Vorlagen. Nicht allein für Begrüßungstexte, sondern für alles. Für Putzpläne. Für Check-in-Anleitungen. Für Notfall-Checklisten. „Ich habe genau einen Nachmittag investiert, um alle Texte zu schreiben. Seither kopiere ich nur noch. Spart mir pro Buchung bestimmt zwanzig Minuten.” Aufs Jahr gerechnet kommt da eine Menge Stunden zusammen – und das ohne groß nachzudenken. Das Buchungssystem – oder: Warum ein simpler Kalender reicht „Die größte Falle für Anfänger ist, zu viele Tools zu nutzen”, gibt Lena zu bedenken. Sie selbst hat drei verschiedene Apps ausprobiert, bevor sie wieder zum Wesentlichen zurückkehrte: „Ein geteilter Google-Kalender mit farbigen Blöcken für Reinigung, Anreise und Abreise. Das ist alles. Keine teure Software, kein Abo.” Ihre Reinigungskraft hat Zugriff, ihr Mann auch. Jeder sieht sofort, was ansteht. „Technologie ist großartig, aber nur, wenn sie Zeit spart, nicht verschlingt.” (Manche Dinge sind einfach komplizierter, als sie sein müssten – aber das hier funktioniert.) Und dann kommt der Satz, der mich überrascht: „Ich blockiere jeden zweiten Tag nach einer Abreise. Klingt verrückt, oder?” Lena erklärt: Ein leerer Tag bedeutet Puffer. Für späte Abreisen. Für vergessene Handtücher. „Lieber eine Nacht weniger vermieten als einmal eine schlechte Bewertung riskieren, weil der Gast um elf ankommt und die Wohnung noch nass ist.” Das ist ein Opfer, das sich lohnt – glauben Sie mir. Die Reinigung als Dreh- und Angelpunkt „Hier trennt sich die Spreu vom Weizen”, meint Lena, während sie sich zurücklehnt. Sie erzählt von ihrer ersten Reinigungskraft, die immer zu spät kam. „Ich habe gewechselt. Nicht aus Bosheit, sondern aus Selbstschutz.” Ihr System heute: Eine Hauptreinigungskraft und eine Vertretung, die beide genau wissen, wo was steht. Alles ist fotografiert und dokumentiert. „Die Reinigungskraft bekommt eine Checkliste mit Fotos. Kein Raum bleibt unklar.” Und das ist nicht übertrieben – es ist lebensrettend. Sie rät, die Reinigungskraft wie eine Partnerin zu behandeln, nicht wie eine Dienstleisterin. „Ich habe ihr einen Schlüssel gegeben, einen eigenen Zugang zum Kalender und eine feste Vergütung pro Reinigung, nicht pro Stunde. Das motiviert, schnell und gründlich zu arbeiten.” Und was ist mit den Handtüchern? „Ein Wäscheservice, der abholt und bringt. Kostet etwas, spart aber unendlich Zeit und Nerven. Ich muss nicht mehr waschen, trocknen, falten – nie wieder.” (Ich gebe zu, das klingt fast zu gut, um wahr zu sein, aber sie schwört darauf.) Die Check-in-Herausforderung – oder warum der Gast nicht warten muss „Der häufigste Fehler? Man versucht, persönlich da zu sein”, so Lena. „Das ist ein Rezept für Frust.” Sie hat einen Schlüsseltresor installiert, kombiniert mit einer detaillierten Anleitung, die sie eine Woche vor Anreise schickt. „Der Gast bekommt drei Nachrichten: Sieben Tage vorher die Anleitung, einen Tag vorher die Türcodes, am Abreisetag die Bitte um Rückmeldung.” Alles automatisiert, alles vorbereitet. „Ich bin nie erreichbar, wenn ich nicht will. Das klingt hart, ist aber ehrlich. Der Gast braucht mich nicht. Er braucht eine funktionierende Wohnung.” Und ehrlich gesagt: So einfach ist das. Der Preis – oder: Warum weniger manchmal mehr ist Lena hat gelernt, dass der niedrigste Preis nicht der beste ist. „Ich habe anfangs alles unterboten. Resultat: viele Buchungen, aber auch viele Probleme. Gäste, die nicht lesen, die erwarten, dass ich um jeden Cent kämpfe.” Heute setzt sie ihren Preis etwas höher an, bietet aber echten Mehrwert: Eine Willkommensmappe mit echten Tipps, nicht nur Werbung. Kaffee, der schmeckt. Toilettenpapier, das nicht wie Sandpapier ist. „Die Gäste, die das schätzen, sind auch die, die die Wohnung pfleglich behandeln. Die anderen buchen eh woanders.” (Manche lernen es nie, aber das ist okay.) Was ich aus Lenas Erfahrung mitnehme Sie lacht, als ich frage, ob sie jemals zurück zu ihrem alten System will. „Niemals. Ich habe gemerkt, dass Verwaltung nicht bedeutet, alles selbst zu machen. Es bedeutet, ein System zu haben, das funktioniert, wenn ich schlafe.” Ihre Wohnungen laufen fast von allein. Sie schaut einmal am Tag in den Kalender, beantwortet Rückfragen und kassiert. „Der Rest ist Vorbereitung. Einmal richtig machen, dann immer profitieren.” Und das ist der Punkt, der mich wirklich überzeugt. Lena steht auf, ihr Telefon klingelt nicht. Kein Gast ruft an, keine Reinigungskraft sucht etwas. Ihr System läuft. „Und jetzt? Jetzt trinke ich Kaffee und denke darüber nach, eine vierte Wohnung zu nehmen.” Sie zwinkert. „Aber nur, wenn ich die Verwaltung wieder auslagern kann.” (Klingt nach einem Plan, oder?) FAQ – Häufige Fragen zur Airbnb-Verwaltung für Anfänger Wie viele Stunden pro Woche muss ich einplanen, wenn ich selbst verwalte? Das hängt von der Buchungszahl ab. Mit einem guten System, Vorlagen und einer verlässlichen Reinigungskraft sind es vielleicht zwei bis drei Stunden pro Woche für eine Wohnung. Ohne System kann es schnell das Doppelte oder Dreifache sein. Der Trick liegt nicht in der Arbeit, sondern in der Organisation davor. Besser ein Schlüsseltresor oder ein persönlicher Check-in? Ein Schlüsseltresor spart unheimlich Zeit. Der Gast kommt an, holt den Schlüssel, fertig. Kein Warten, keine Terminabstimmung, keine Verspätungen. Persönliche Check-ins sind nett, aber für Anfänger oft eine zeitliche Falle. Lieber eine persönliche Willkommensmappe in der Wohnung hinterlegen. Wie finde ich eine gute Reinigungskraft? Fragen Sie in lokalen Facebook-Gruppen oder bei anderen Gastgebern. Wichtig ist, dass die Person zuverlässig ist und eine klare Checkliste bekommt. Bieten Sie eine faire Bezahlung, aber auch klare Erwartungen. Eine Probephase mit Feedback-Runde hilft enorm. Ist eine persönliche Bestätigung jeder Buchung nötig? Nein. Die automatische Bestätigung von Airbnb spart Zeit. Sie können aber eine Nachricht mit wichtigen Informationen hinterlegen, die dann automatisch versendet wird. Das reicht völlig aus. Was mache ich, wenn ein Gast die Wohnung verwüstet? Das ist zum Glück selten. Eine Kaution über Airbnb hilft, ebenso wie eine gute Hausordnung, die der Gast vor Buchung akzeptiert. Fotografieren Sie die Wohnung vor und nach jedem Aufenthalt. Das schafft Sicherheit – und ist in zehn Minuten erledigt.